あの人気ウェビナーシリーズに待望の続編が開催決定！Boxをご導入いただき、社内展開が終わったところで、Box管理者としてどのようなことをすべきだろうか？とお考えになったことはないでしょうか？ 本セミナーでは、とある会社の情報システム部でBox担当者として働く保久須さんに焦点を当て、Box管理者の業務範囲をご案内します。
| 動画 | 資料 |
保久須 箱菜さんの1日
| 午前 |
エンドユーザーからの質問に対応する
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Box Notes |
| 管理レポート> ユーザーアクティビティレポート | ||
| 外部コラボレータの棚卸し | 管理レポート> コラボレーションレポート | |
| 午後 | スマホ貸与申請の対応 | |
| レポート出力依頼の対応 | 管理レポート> スケジュール設定 | |
| 社内の情報周知の運用 | Box Hubs | |
| 外部のお客様がBoxを使えない時の対応 | 取引先に「Boxは使えません」と言われたら | |
| Boxの不具合・不明点があるときの確認先 | Box Status、お問い合わせ窓口 |
関連リソース
| コンテンツマップ | https://cloud.box.com/v/CSMcontentmap |
| Box管理コンソール 参考設定例 |
https://cloud.box.com/v/ReferenceSettings |
| よく使われているユースケース | https://cloud.box.com/v/BoxUseCaseSlides |
セミナーQ&A
後日、こちらにセミナー時に寄せられたご質問を掲載します。なお、2024年8月時点の情報をもとに回答させていただいております。
| 質問 | 回答 |
| Box Notesで作成するQ&A掲示板について、社外のクライアントが直接書き込める設定にすることも可能でしょうか。 |
はい、社外の方がBoxライセンスをお持ちであれば、Box Notesに書き込めるように設定することができます。 設定方法は以下の2つです。 ・共有リンクで社外の方と共有する場合は、Box Notes右上の共有ボタン→「リンクを取得」から「リンクを知っている全員」かつ「編集可能」とします。 ・コラボレーターとして招待する場合は、Box Notes右上の共有ボタン→「編集者としてユーザーを招待」から社外の方を招待してください。 |
| Boxライセンスを持っていない外部クライアントは、招待によって閲覧だけは可能になるということでよろしいでしょうか。 | はい、Boxライセンスをお持ちでない場合は、共有リンクの共有により閲覧のみ可能です。 |
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レポートのテンプレートは作成できますか？ ユーザー毎ではなく、テンプレートを共有できますか？ |
申し訳ありませんが、レポートでテンプレートを作成する機能は有しておりません。各自必要項目を設定いただく形となります。 結果ファイルのみの共有でよろしければ、セミナーで紹介があったようにビューアーとして招待しておくことで可能となります。 |
| コラボレーションレポートに「最終利用日」という列はありますか？ |
コラボレーションレポートの項目詳細はこちらになります。 |
| Box Hubsで公開する大元のファイルには、閲覧権限が必要ですか？ | Box Hubsで共有されたすべてのコンテンツは[ビューアー]権限が付与されます。もともとコンテンツに付与されているものが[ビューアー]権限以上であれば、権限が高い方が反映されます。 https://cloud.box.com/s/e13cxeyhdi994iv97am0ui8p4jys9pkr#p=12 |
| Box Status更新はリアルタイムではないと感じております。どの位の頻度で行っているのでしょうか。 |
利用者影響がサービス毎に設定している閾値を超えるとStatusサイトに掲載される仕組みになっております。 インシデント対応に対するアプローチについてはこちらのSupportサイトをご確認下さい。
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| Box AI for Hubs では、Hubs上のファイルについてまたがってAIで問合せができるとのことでしたが、これはHubsのポータルに直接貼り付けているファイルだけでしょうか？ HubsからBox内のフォルダにリンクした場合、リンク先のフォルダ内のファイルも対象としてAIを利用できますか？ |
申し訳ありませんが、現在の仕様上、リンク先のフォルダ内のファイルはAI分析の対象外になります。 |
| Box Hubsをテスト運用したいのですが、一部ユーザーだけの公開はできますでしょうか。 |
はい、一部ユーザーのみの展開は可能です。 |
| Box Hubs 内でAIに質問すると 「This content is currently unavailable for AI. Please check back later.」 となってしまいます。ベータ版だからでしょうか。 |
ベータ版につき、動作が不安定な場合もあるようです。その際はHubsにファイルを追加・削除をお試しいただき一定時間（15分ほど）時間をおいて再度お試しいただけますでしょうか。 もし解決しない場合、サポートに問い合わせていただけますが、ご記載の通り現在ベータ版となり早急な解決に至らない場合がありますことご了承いただけますと幸いです。 |
| Box導入を検討中です。ファイルを誤って削除してしまったケースの対応について言及されていましたが、管理者側でファイルを復旧することは可能でしょうか？（Governanceオプションが必要でしょうか） |
Governanceオプションがなくても、ごみ箱が設定されており、完全に削除される前であれば管理者による復旧が可能です。(削除後も30日間はごみ箱に残ります) |