Boxフォルダには、そのフォルダに関連付けられている種類のNetSuiteレコードに対する権限が継承されます。 つまり、基本的には、NetSuiteとBoxのアカウント管理者によって設定されたとおりに、各種のNetSuiteレコードに対して各ユーザーに付与されている権限 (表示、編集、作成、またはフルアクセス) が、その種類のレコードに関連付けられているBoxフォルダに引き継がれ、マッピングされます。
たとえば、NetSuiteでジャーナルエントリの編集権限を与えられているユーザーがいるとします。 NetSuite管理者が、NetSuiteの編集権限をBoxの編集権限にマッピングすると、 そのユーザーは、新しいジャーナルエントリレコードを作成して、そのジャーナルエントリに対応するドキュメントの保存先Boxフォルダを選択するたびに、そのBoxフォルダ内のファイルを編集できるようになります。
また、NetSuiteレコードの種類ごとに付与される権限は、ロールに基づいて設定されます。 たとえば、ディレクタとデータ入力担当者では、ジャーナルエントリレコードを扱うために与えられている権限が異なる場合があります。 したがって、NetSuiteジャーナルエントリレコードに関連付けられたBoxフォルダ内のコンテンツに対するアクセス権限も両者の間では異なったものになります。 そのため、同じBoxフォルダを共有しているユーザーの間では、フォルダ内のコンテンツに対して与えられているアクセス権限が異なる場合があります (より高次のアクセス権限が与えられている場合もあれば、低次のアクセス権限が与えられている場合もあります)。 したがって、NetSuiteロールの権限が異なるために、このフォルダにドキュメントを配置しても、他のユーザーがアクセスできない場合があります。 同様に、他のユーザーがこのフォルダに配置したドキュメントに自分がアクセスできない場合もあります。
このようにして、BoxとNetSuiteの間では、フォルダ単位のデータセキュリティの一貫性だけでなく、ファイル単位のデータセキュリティの一貫性も確保されます。 セキュリティと権限の設定はBox管理者とNetSuite管理者により行われ、バックグラウンドで効果的に機能します。ユーザー各自がファイルやフォルダのセキュリティを設定する必要はなく、会社のデータを誤ってリスクにさらす心配もないので、作業に集中することができます。
統合に対する既知の制限
特定のNetSuiteレコードに対するユーザーのアクセス権限が取り消された場合でも、ユーザーは引き続き、そのレコードに関連付けられたBoxコンテンツに、Boxウェブアプリから直接アクセスできます。 そのユーザーのこのコンテンツに対するアクセスを完全に遮断するために、管理者はBoxのコンテンツマネージャを使用して、そのユーザーのレコードフォルダでのコラボレーションを手動で削除することができます。
コンテンツマネージャを使用できるのは、Business Plus、Enterprise、Enterprise Plusの各種プランをご利用のお客様のみであることに注意してください。