Boxではじめる！電帳法対応

Boxの機能でメタデータを自動で設定する仕組みはありますでしょうか？

メタデータを操作するAPIをご用意していますので、自動化することが可能でございます。

https://ja.developer.box.com/guides/metadata/

また、この後ご紹介いたしますがエコソリューションと呼ばれる外部サービスにはメタデータの付与などを行う機能も用意されています。

事例発表されていた会社様では、紙帳票の授受はされておりませんか？紙帳票が存在する場合、どう対応されたのか（スキャナ保存されたのか、された場合どのように真実性要件を満たされたのか）がもしお分かりでしたらご教示ください。

ユーザー祭りにおいて発表いただいた内容以上のものに現在対応していただいているかはわかりません。

あくまで参考事例ではございますが、スキャナ保存時の運用事例についてこちらの資料をご覧ください。

https://cloud.box.com/s/4nhfxiduxzuajydhn8qvvw1qnptelfgn#p=23

APIによるメタデータ付与においても、既存のメタデータテンプレートに含まれるものしか、付与できないのでしょうか

APIによる操作であっても最初にメタデータテンプレートを作成して頂く必要があります。

メタデータの設定は、フォルダ単位で必要になりますか？

例えば、書類の種類ごとにフォルダを分ける場合、それぞれのフォルダに対して、メタデータの設定が必要になりますか？

メタデータの付与は「ファイル単位」か「フォルダ単位」どちらかとなります。フォルダ単位で付与したい場合にはそれぞれのフォルダに対して設定を行って頂く必要がございます。

メタデータの値は最初保存したら修正することはできないのでしょうか。それとも後日、値を修正することは可能なのでしょうか。

適宜修正することが可能です

メタデータのカスケードポリシーについて

ファイルのアップロード時のみ適用されるのでしょうか？

既存のBoxフォルダから、メタデータのカスケードポリシーが適用されたフォルダへファイルを移動・コピーした場合は

メタデータテンプレートは自動で設定されますか？

カスケードポリシーが有効になっているフォルダに移動されたファイルやフォルダには、移動先のカスケードポリシーが適用されます。詳しくは以下のサポート記事もご参照ください。

https://support.box.com/hc/ja/articles/360044195873

ファイルリクエストでファイルをBoxへ格納した場合、ファイルをアップロードしたユーザをReportで特定することはできますか？

残念ながらできません。代替案としては、ファイルリクエストよりアップロードしていただく際に、メールアドレスを必須入力としてフィールド追加いただきます。

するとアップロードされた際に[ファイルのプロパティ]にメールアドレスが転記されるのでそちらで確認可能です。

メタデータの編集権限は、フォルダ・ファイルのアクセス権限と同じでしょうか。

はい、メタデータの権限も、フォルダレベルの権限に従います。プレビュー権限を持つコラボレータはメタデータを表示でき、アップロード権限を持つコラボレータはメタデータ値を編集できます。  例えば、コラボレータがフォルダ内のビューアーである場合、そのコラボレータはメタデータの表示のみが可能で、編集はできません。

フォルダのプレビューアー/アップローダーであるコラボレータは、メタデータの表示および編集が可能です。

詳しくは以下のサポート記事もご参照ください

https://support.box.com/hc/ja/articles/360044196173

メタテンプレートの編集権限をユーザに譲渡することは、可能でしょうか？

メタデータテンプレートの編集には「共同管理者」のロールが必要となります。このロールをユーザーさまに割り当てる運用が可能でしたら、ユーザーさまにおいてメタデータテンプレートの編集権限も付与可能となります。

質問お願いいたします。

輸入通関書類（輸入許可通知書、インボイス、パッキングリストetc）も、国税書類として電帳法対応が必須という認識で宜しいでしょうか？

ご質問ありがとうございます。大変恐れ入りますが、Boxに関するご質問のみ受け付けさせていただいており、電帳法の対応が必要な範囲につきましてはお客様ご自身でご確認いただけますと幸いです。

以下に参考になりそうなウェブサイトを記載いたします。

https://www.customs.go.jp/shiryo/chobo.htm

弊社ではBOXをBuisinessプランで運用していますが、メタデータ機能を使わず、ファイル名変更と検索のみで電帳法対応は可能でしょうか？

Boxとしてはメタデータを活用することで、検索条件を満たし電子帳簿保存法に対応可能という見解です。一方でファイル名検索とファイル名変更で対応が法的に可能かどうかは、お手数ですが改めて税理士さんや、社内の専門部署にてご確認いただけますと幸いです。

現在は署名の完了したものにメタデータを付けていますが、契約書のPDF状態でメタデータを付与してBoxSignで署名をすると、PDF状態で付与したメタデータが消えてしまいます。署名前に付与したメタデータを署名後も活かす方法はないでしょうか。

事前に付与していたメタデータがBox Signで署名リクエストを送信し、署名が完了すると消えてしまうという点ですが仕様となります。

恐れ入りますが、事前のメタデータを生かすことができません。ただし、Relayを使い、Box Signで署名が完了したことをトリガー（きっかけ）として、メタデータ付与を行うことは可能です。電子帳簿保存法対応のメタデータテンプレートを選択し、取引年月日、金額、取引先等を付与することは可能です。

また、PDFの契約書の内容をAI-OCR等で読み込み、自動でメタデータを付与する機能を追加する予定はないでしょうか。

残念ながら現時点でBoxの機能追加の予定でお伝えできるものはございませんが、講演内でも一部ご紹介させていただきましたエコソリューションツールをご確認いただくと参考になるかもしれませんので以下に共有いたします。

https://cloud.box.com/v/japanecosystem#p=133

指定フォルダ内のファイルに紐づくメタデータを一括DLや一括閲覧する方法はございますでしょうか？ 

また、逆にあるフォルダに保存してあるファイル全てに、メタデータとして付与したいデータをエクセル等に一覧化し、一括連携することなどは可能でしょうか？

Box機能単体のみでなく、一部自社開発等されている場合も含め、事例等ございましたらご教示いただけますと幸いです。

メタデータの一覧取得に関しましては、Boxの管理機能であるレポートから、フォルダとファイルレポートを取得していただくことで、ご確認いただくことが可能です。

https://support.box.com/hc/ja/articles/4415104536339

https://support.box.com/hc/ja/articles/14804446755219

また、一括での付与に関してですが、Box APIで付与するケースか、3rd Partyベンダーさんのシステムと連携することで可能でございます。一例ですとClickyMatesなどを活用されているケースがございます。詳細に関するご相談はBoxをご購入いただいた代理店様へもご相談いただけますと幸いです。

メタデータAPI関連のサポート

https://support.box.com/hc/ja/articles/360043693594

入力したメタデータの情報は、BOX内でのみ参照可能で、別システムへファイルを移した場合には参照できないのでしょうか。

たとえばメタデータが付与されたファイルをダウンロードして開いた場合はメタデータ情報が見えなくなってしまいます。

別システムへ移行させた場合ですが、別システムに対してメタデータ情報を流し込むことは開発等を挟めば可能となる場合がございます。ただし、移行先のシステムなどによって異なります。ですので一概に全て可能ですとはお答えできず申し訳ありませんが、システムのベンダー様にご質問いただければと思います。

メタデータで入力した情報を一括ダウンロードして検索簿のようなものを作成することは可能でしょうか。

レポート機能を活用することで、どのファイルに何のメタデータが付与されているかについての情報の出力が可能です。

参考資料：https://cloud.app.box.com/file/1203506559515?v=box-report-usecase#p=15

ただし、メタデータはJSON形式で出力されるためデータの成形が必要となります

デモで見せていただいた請求書受領フォームに複数ファイルアップロードされた際は、全てのファイルに同じメタデータが設定されるということでしょうか？

業者から複数請求書を一括でアップしたいとなった場合はどういった運用が考えられるかも教えていただきたく思います。

ファイルリクエスト機能を用いてファイルを業者担当者にアップロードしてもらい、メタデータ入力も求める場合の質問と想定して回答いたします。

複数ファイルをまとめてUploadし送信することが可能ですが、1ファイルリクエストに対して、メタデータテンプレートは1つのみ設定可能で、各項目の入力（例：取引年月日、金額、取引先）も1つに限定されますので、もし2つ異なる請求書をUploadした場合に、2つの請求書ファイルに同一の取引年月日、金額、取引先が入力されます。

複数請求書を一括でUploadしたい場合ですが、業者には複数請求書のUploadだけを求め、メタデータの各項目の入力は

お客様社内で実施するが考えられるかと思います。メタデータを手で入れていくのは大量の請求書がある場合、工数がかかると思いますので、3rd party製品を活用いただくか、Box APIを使いメタデータを付与する等が考えられるかと思います。

メタデータを一つずつ付与のではなく、複数のPDFについて一括で付与できるような機能はありますか。（CSV取込のような機能をイメージしています。）

メタデータの一括での付与は、Box APIで付与するケースか、3rd Partyベンダーさんのシステムと連携することで可能でございます。一例ですとClickyMatesなどを活用されているケースがございます。詳細に関するご相談は代理店へご相談いただけますと幸いです。

メタデータAPI関連のサポート

https://support.box.com/hc/ja/articles/360043693594

先ほど見せていただいた請求書入力フォームは外部コラボのものでもアップロード可能でしょうか。

はい、外部コラボレーションしているフォルダに対してもデモンストレーションでお見せしたようなファイルリクエストを設定することは可能です。

メタデータの入力漏れを確認する検索方法などはありますか？

管理側で、棚卸しも含めご確認頂ける方法としては、レポート機能で確認が可能でございます。確認したい箇所を指定し、レポートを出力していただくことで確認が可能かと思いますのでご確認ください。

◆フォルダとファイルレポート

https://support.box.com/hc/ja/articles/4415104536339

https://support.box.com/hc/ja/articles/14804446755219

請求書を格納いただく際に、取引先にメタデータを入力いただく場合について、

入力ミスが多く出てくるのではと懸念しております。

現状そのような対応をされている企業様においては、

メタデータ内容に不備がないか都度ご確認いただくような運用をされているのでしょうか？

またもしご存じであれば、一般的にどの程度ミスなく対応いただけるのかご教示いただけますと幸いです。

取引先様にメタデータの情報を入力いただく場合、入力ミスがあるのではないかという点ですが、おっしゃる通りミスの可能性がございます。例えばBox Relayのワークフローなどを利用して、メタデータの入力内容が問題ないか、一度貴社内の担当者で確認するフローを組むなどが対応策として考えれると思います。

所定フォルダに格納された文書にメタデータが登録されていないものがあったらBOX Relayなどで定期的に自動通知するような仕組みを構築することは可能でしょうか

ファイルリクエスト機能を使い、ファイル（国税関係書類）をUploadする際にメタデータの付与を必須化することができます。

それにより、メタデータ入力の漏れが起きることを防ぐことは可能です。

ただ、ファイルUpload時に入力者が入力内容をミスする可能性もあり、正しく入力されているかチェックしたいというご要望もあるかと思います。その場合には、Relayを用いて、フォルダにファイルがUploadされたことをトリガー（きっかけ）として、担当者へ承認タスクを割り当て、担当者は該当ファイルを確認して、メタデータ内容をチェックして問題なければタスクを完了とする、メタデータの内容にミスがあれば修正して、その後タスクの完了する。タスクの完了をトリガー（きっかけ）として、確認済（またはメタデータ修正済）のファイルを別フォルダへ移動することも可能です。

Box Relayの機能や活用事例がまとまっている資料等がございましたら、ご共有いただけますと幸いです。

Box Relayとはユーザー様自身が、コンテンツを中心とするビジネスプロセスの自動化を簡単に実現できるようなワークフロー自動化機能です。

https://support.box.com/hc/ja/articles/360044196213

デモやハンズオンを含めた過去セミナーは下記ページよりご参照いただけます。

https://support.box.com/hc/ja/articles/11528802512531