はじめようBox Sign！これからの署名はBox上でスマートに！[Box管理者様向けアーカイブ]

Boxフル機能を活用して業務の効率化とペーパーレス化を実現

Boxアカウントがなくても、相手は電子署名ができるの？

はい、できます。署名者はBoxアカウントは不要です。署名後に署名済ファイルと署名ログの共有リンク（署名後2週間有効）が送信され、ダウンロードが可能です。

契約しているライセンスのエディションによって使える機能は違うの？

はい、依頼者の機能は違います。例えばEnterprise plusだと一括送信機能（CSVでリストを用意して同じ書面を一括送信）、署名リンク（署名リンクにアクセスすると署名可能。署名時にメールアドレス、アクセスコード入力が必要）、署名者へBoxアカウントへのログインを必須にする等の機能が使えます。

署名依頼の送信を社内のみに限定することはできる？

いえ、できません。ただし、類似要望がBox Pulseに挙がっていますので投票をお願いいたします。

Box Pulse: https://pulse.box.com/forums/909778-help-shape-the-future-of-box/suggestions/45719938-restrict-box-sign-to-internal-use-only

Docusignでは署名可だけど、Boxだと署名できないという取引先がいるけど、どうしたらいいでしょうか？

グレーゾーン解消制度にも対応し、Box Signは国や官公庁との契約にも利用可能と回答いただいています。つきましては対外的な契約締結にも安心してご利用いただけますのでこの点を社外の取引先様にもお伝えください。

年限保管とはどのようなサービスでしょうか？

BoxSignはPDFでも利用できますか？また使えないファイル形式はどのようなものがありますか？

・年限保管とはどのようなサービスでしょうか？

Box Governanceというオプション製品があり、リテンション機能という指摘した期間経過時に自動的にコンテンツを削除することが可能になります。

詳細は、以下のSupportページをご確認ください。

Box Support記事 - リテンションおよびリテンションポリシーについて

・BoxSignはPDFでも利用できますか？また使えないファイル形式はどのようなものがありますか？

ほとんどのドキュメントファイル、テキストファイル、プレゼンテーションファイルがサポートされています。

ドキュメントファイル・テキストファイル・プレゼンテーションファイルの詳細については以下のSupportサイトをご確認ください。

BoxDEV記事 - サポートされているファイルの種類

署名をされる場合は、Boxのアカウントをお持ちでなくてもご署名いただけます。署名は依頼者が事前にメールアドレスを設定しますので、そのメールアドレスへ署名依頼のメールが送信され、署名いただく形になります。

Boxアカウントをお持ちの場合は、署名されたファイルはBox内に保存されますが、アカウントをお持ちでない方は、署名後に署名完了したファイルがメールで送られれます。

①署名ログが不要な場合、生成されない方法はありますか？

②署名希望書類にメタデータを作成してましたが、署名後消えていたのですが、消えない方法はありますか？

③署名は印鑑にしたい場合、印鑑の保存は可能ですか？保存方法を教えてください。

①署名ログは仕様上自動生成されるため、生成されないように設定することはできかねます。署名ログが不要な場合は、別のフォルダへ移動いただければと思います。

② 署名依頼されるファイルと署名されたファイルは別のファイル扱いとなります。そのため、メタデータも署名されたファイルに再度適用いただく必要があります。

③ 署名方法の一つに「スタンプ」署名があります。

署名時に画像をアップロードする方法となりますが、印鑑での署名が可能となっております。一度ご利用(アップロード)された印鑑は保存されますので、次回以降アップロードせずにご利用いただけます。

Box Support記事 - ドキュメントへの署名

ワークフロー仕掛かり中のもの等、全体の管理は管理者によりできますか？

ご質問ありがとうございます。

管理者、共同管理者の方でBox Signの進行状況を一覧で確認できる機能はありません。

ですが、レポート機能のアクティビティレポートやBox Signレポートを用いて確認することは可能となります。

詳しくは資料の中のレポート部分も併せてご確認ください。

ご質問ありがとうございます。

署名が完了したファイルに対して、再度Signリクエストを送信して頂くことになります。

もしくは、Boxのコメント機能、タスク機能を利用して承認依頼を出すことも可能です。

Box Support記事 - コメントとタスクの追加

ご質問ありがとうございます。

Box Signにテンプレート機能がありますのでテンプレート作成可能です。詳細は以下のSupportサイトをご確認ください。

Box Support記事 - テンプレートの作成、使用、共有

最大で35件のメールアドレスを追加できます。ご参考までに下記サポートページの下部に記載ある「制限事項」をご覧ください。

Box Support記事 - 署名用ドキュメントの送信

署名を送信する前に、上長を承認者として設定しておくことで、承認後に署名を送信する機能があります。

Box Support記事 - 署名者の役割

ただし、承認者を必須にする機能はないため、運用でカバー頂く必要があります。

署名方法の一つに「スタンプ」署名があります。画像をアップロードする方法となりますが、印鑑での署名が可能となっております。一度ご利用(アップロード)された印鑑は保存されますので、次回以降アップロードせずにご利用いただけます。

Box Support記事 - ドキュメントへの署名

Box Relayはワークフローとしての機能なため、承認依頼だけでなく他の機能も自動化することができます。

Box SignとBox Relayの詳細な違いはこちらの資料をご参考にしていただければと思います。

署名によって付加される情報の内容を教えて頂きたいです。

署名からどこの誰がいつ承認したか、ファイル内容が変更されていないかなどまで確認出来ますでしょうか。

本当に電子取引の原本として使用できるか検討したいです。

ご質問ありがとうございます。署名が完了すると署名ログが出力され以下の情報が出力されます。

• ドキュメントID
• セキュリティハッシュコード
• 署名
• 承認
• 添付ファイル
• IPアドレス
• メールアドレス
• Boxによる検証
• タイムスタンプ
• 使用されたインターネットブラウザ

また、デジタル証明書にも適用しているため、Adobe様のAcrobat Readerなどの専用のPDFクライアントを使用するとドキュメントの正当性を確認することもできます。

詳細は以下のSupportサイトをご確認ください。

Box Support記事 - 署名ログの確認

署名者は実際のファイルに「署名」されたことが記載されますが、承認者はファイル自身には記載されず署名ログのみでご確認いただけます。

そのため、例えば、署名者は社外の方、承認者は社内の上司と設定し、自社担当者が社外担当の方へ署名依頼を行う前に上司の内容の確認依頼を行い、承認されれば、自動的に社外の方へ署名依頼を行うということができます。

①デモでは１つのファイルを起点で署名リクエストを開始していましたが、その流れで確認書類として複数ファイルを指定可能でしょうか？

②複数ファイルを選択して１つのファイルとして結合して署名対象とすることは可能でしょうか？

ご質問ありがとうございます。

複数ファイルで署名リスエストを送信することは可能です。

Box Support記事 - 署名用の複数ファイルの送信

ご署名は可能ですが、署名依頼はパソコンのみ可能となっております。

はい、エディションによってはございます。詳細は下記サポートページをご覧ください。

Box Support記事 - Boxの個人向けプランとBusiness（法人向け）プランでのBox Signの機能

はい、署名依頼を行う際に保管フォルダを事前に設定できます。ただし、そのフォルダから変更不可にすることはできかねます。

はい、テンプレート機能をご利用いただければ可能です。

詳細は下記サポートページをご覧ください。

Box Support記事 - テンプレートの作成、使用、共有

エンドユーザー様向けの資料とはなりますが、こちらの資料をご活用いただけるかと存じます。

署名依頼を行う際に保管場所を指定することができますので、事前に指定いただくことをお勧めします。Box Relayでファイルを別のフォルダへ移動することは可能ですが、客先ごとに異なるのであれば、Box Relayワークフローを作成するのが難しいと思いますので、事前に指定いただいた方がいいと思います。

Adobe Acrobat Readerのスタンプ機能（電子印鑑などの画像）は無いのでしょうか。現在はPDF化したファイルをAcrobat Readerで電子印のスタンプを追加してBOXでファイル共有して責任者に捺印してもらうフローを行っています。

データ印を使用していますので、日付を入れる必要があります。そのため、日ごとにデータを作るのが大変なので、Acrobat Readerのスタンプ機能のようなものができればうれしいです。ファイルは電子化されてもデータ印の文化がまだ残っています。

署名方法の一つに「スタンプ」署名があります。画像をアップロードする方法となりますが、印鑑での署名が可能となっております。一度ご利用(アップロード)された印鑑は保存されますので、次回以降アップロードせずにご利用いただけます。

Box Support記事 - ドキュメントへの署名

コメントいただきありがとうございます。機能フィードバックとして、製品チームへも連携させていただきます。

別で印影画像のようなものを作成いただき、署名時にアップロードしていただく流れになります。一度ご利用(アップロード)された印鑑は保存されますので、次回以降アップロードせずにご利用いただけます。詳しくは以下のサポート記事もご参照ください。

Box Support記事 - ドキュメントへの署名

例えば契約書への署名をBoxSignで行う場合、契約期間の満了1か月前にメールでリマインダーを送る、といったことは可能でしょうか。

ご質問ありがとうございます。残念ながら記載頂いている内容を満たす機能はBoxでは保持しておりません。

Box Relayを用いることで署名完了後にタスクを追加することは可能です。タスクの有効期限を1年後に設定しておくことでタスク管理は可能ですが、1年間タスクが残ったままの状態になってしまいます。

はい、 [リクエストを再割り当て] という機能がありますので、ご担当者が社長や部長へ再送することができます。

Box Support記事 - ドキュメントへの署名

複数人に署名を求める場合、Relayを使用しなくても順番の指定は可能ですか？

はい、Box Relayを利用しなくても署名順番は署名依頼の設定を行う際に設定することが可能です。詳細は、下記サポートページの「同じ署名者に対する異なる役割の割り当て」の部分をご覧ください。

Box Support - 署名用ドキュメントの送信

一度に30名など、同じ内容で契約の同意書としてサインを貰いたいといった時にBox Signではどのような使い方ができるしょうか?

テンプレートを作るところまではできましたが、同じ内容で同時に「署名者1」として送信することができないようなのですが、そもそもそれができるのか、できないのかが知りたいです。

できない場合は、テンプレートをもとに一つ一つ受信者を登録してリクエスト送信する方法しかないのでしょうか?

同じ内容の電子署名を一括で複数人に送信することは可能です。詳しくは以下のページをご参照ください。

• セミナー資料 p.44「一括送信機能について」

• Box Support記事 - 一括送信テンプレートの使用

ただし本機能を利用できるライセンスのエディションがEnterprise Plusライセンスのみとなっているため、それ以外のライセンスをご利用の場合は、ご記載いただいている通りテンプレートをもとに一件一件送信していただくことが必要になってしまいます。