Boxの各種ログを確認する方法(レポート機能)

このページで学べること

• Boxにおけるレポート機能とは
• レポート機能を利用できるユーザー
• レポート機能の使い方
• レポート活用による代表的な運用例

Boxにおけるレポート機能とは

Boxではレポート機能は管理コンソールより実行することができます。レポートを作成することによってBox内操作のログやスナップショットを取得し、セキュリティインシデントへの対応やBox活用状況を可視化できます。

レポートは指定した期間で生成でき、最大7年前まで遡ることができます。

Boxのレポートには多くの種類が存在し、実行するレポートによって異なる情報が出力されます。

どんなレポートがあるかはこちらからご確認ください。

レポート機能を利用できるユーザー

レポートを実行するには、Boxの管理者である必要があり、管理者はすべてのレポートを実行することができます。共同管理者がレポートを実行するためにはBox管理者から[新規レポートの実行及び既存レポートへのアクセスを行う]権限が有効化されている必要があります。

一般ユーザーはレポートを実行することができませんが、管理者および共同管理者が実行したレポートの結果の確認はできます。管理者および共同管理者が実行したレポートの結果を一般ユーザーに手動で送信する、もしくはレポートにユーザーをサブスクライブすることでも可能となります。

レポート機能の使い方

レポートは管理コンソールのレポートメニューから実行することが可能です。実行されたレポートの結果はBox Reportsフォルダにアップロードされます。レポートの種類に応じてレポートファイルはそのフィルだまたはサブフォルダに直接保存されます。

詳細はこちらをご参照ください。

レポート活用による代表的な運用例

レポート機能を利用することで様々な情報を確認することができます。ここでは代表的な4つの例をご紹介します。

1. オープンリンク(リンクを知っている全員が閲覧できる共有リンク)でパスワードが設定されていないものを把握する
2. 外部コラボレータの棚卸しを行う
3. 誰がいつどのコンテンツをダウンロードしたかを知る
4. 人気コンテンツを知る

オープンリンク(リンクを知っている全員が閲覧できる共有リンク)でパスワードが設定されていないものを把握する

• 利用するレポート：共有リンク
• 確認するカラム：「共有リンクの派生後ステータス」・「パスワードの設定」
  • 共有リンクの派生後ステータス：が「オープン」となっているものが現在、オープンリンク(リンクを知っている全員が閲覧できる共有リンク)となっている共有リンクです
  • パスワードの設定：「いいえ」となっているもにがパスワードが設定されていない共有リンクです

外部コラボレータの棚卸しを行う

• 利用するレポート：コラボレーション
• 確認するカラム：「コラボレータの種類」
  • コラボレータの種類：「外部」となっているユーザーが外部コラボレータです

誰がいつどのコンテンツをダウンロードしたかを知る

• 利用するレポート：ユーザーアクティビティ
• 確認するカラム：「日付」・「ユーザー名」・「操作」・「対象」
  • 日付：操作が実施された日付
  • ユーザー名：操作を実施し他ユーザー名
  • 操作：「ダウンロード」となっている操作がコンテンツのダウンロードを表します
  • 対象：ダウンロードされたコンテンツ

人気コンテンツを知る

• 利用するレポート：ユーザーアクティビティ
  • レポートを実行する際に操作の種類として「ダウンロード」と「プレビュー」を選択します
• 確認するカラム：「対象」
  • 対象：ユーザーによって閲覧された/ダウンロードされたコンテンツです
    • 上記情報を集計することで社内/社外での人気コンテンツを把握することができます

必見コンテンツ

より詳細にレポート機能を理解するために下記コンテンツもご利用ください。

まとめ

レポート機能はBoxの運用をしていく上で欠かせない機能です。セキュリティが担保されているかの確認・ユーザーがどのように利用しているかの確認など様々なログを出力し分析することができます。

ぜひレポート機能に慣れて運用がスムーズに進むようにご活用ください！