[フォルダとファイル] レポートには、Boxアカウントのコンテンツに関する情報が含まれます。 Business Plus以上のアカウントは、[フォルダとファイル] レポートにユーザー、グループ、またはフォルダでフィルタをかけることができます。
[フォルダとファイル] レポートに含まれる情報の詳細については、[フォルダとファイル] レポートのデータ列を参照してください。
[フォルダとファイル] レポートを実行する前に、レポートのフィルタを定義できます。 詳細については、[フォルダとファイル] レポートのフィルタを参照してください。
[フォルダとファイル] レポートは、コンマ区切り値 (.csv) ファイルとして作成されます。 ファイル名の形式はfolder_and_file_tree_run_on_YYYY-MM-DD-HH-MM-SS_ページ_#.csvとなり、レポートが実行されるたびに個別のフォルダ (フォルダ名の形式はFolder and File tree run on YYYY-MM-DD HH-MM-SS) に保存されます。
注
新しいファイルやフォルダは、[フォルダとファイル] レポートに表示されるまでに最大24時間かかります。
以下のセクションでは、[フォルダとファイル] レポートに生成されるデータ列と、[フォルダとファイル] レポートを実行する際に構成できるフィルタについて説明します。
[フォルダとファイル] レポートのデータ列
このセクションでは、[フォルダとファイル] レポートに生成されるデータ列について説明します。 レポートに表示するデータ列は選択できます。 デフォルトではすべての列が選択されています。また、ダイアログボックスでアスタリスクが付いていて、グレー表示になっている列は必須です。
| データ列 | 説明 |
|---|---|
| 所有者名* | 必須。 項目所有者のユーザーアカウントの詳細にある [名前] フィールドの値。 |
| 所有者のログイン | 項目所有者のユーザーアカウントの詳細にある [メール] フィールドの値。 |
| パスID | Boxインスタンスのルートからファイルまたはフォルダまでのパスを一意に識別する数値。 |
| 項目名* | 必須。 ファイルまたはフォルダに指定された名前。 |
| 項目ID | ファイルまたはフォルダを一意に識別する数値。 |
| 項目の種類 | 項目の種類。 このフィールドの値は以下のいずれかになります。
|
| サイズ | 項目のサイズ。以下の単位で示されます。
フォルダのサイズは、フォルダとそのすべてのサブフォルダに含まれるすべての項目の合計サイズです。 |
| 作成日 | 項目が作成された日付。 |
| 最終更新日 | 項目が最後に更新された日付。 |
| アップロード日 | 項目がBoxにアップロードされた日付 (フォルダの場合、アップロード日は含まれません)。 |
| リーガルホールド | フォルダについては、フォルダに直接適用されているすべてのリーガルホールドポリシーが表示されます。ただし、フォルダが継承したリーガルホールドポリシーは表示されません。 ファイルについては、ファイルに適用されているすべてのリーガルホールドポリシーが表示されます。 |
| リテンション | フォルダについては、フォルダに直接適用されているすべてのリテンションポリシーが表示されます。ただし、フォルダが継承したリテンションポリシーは表示されません。 ファイルについては、ファイルに適用されている「最優先の」リテンションポリシーが表示されます。つまり、ファイルに複数のリテンションポリシーが適用されている場合は、優先されるリテンションポリシーが表示されます。 詳細については、リテンションおよびリテンションポリシーについてを参照してください。 |
注
[リーガルホールド] 列と [リテンション] 列のデータは、週1回、毎週日曜日に更新されます。 つまり、毎週月曜日にこのレポートを実行すると、この2つの列に最も正確な企業データを取得できます。
たとえば、火曜日に新しいリーガルホールドポリシーを作成し、そのポリシーがabc.docxに適用されるとします。 水曜日に [フォルダとファイル] レポートを実行した場合、 該当ファイルの [リーガルホールド] 列には、リーガルホールドポリシーが適用されていることは示されません。 次の火曜日に [フォルダとファイル] レポートを実行すると、該当ファイルの [リーガルホールド] 列にはそのリーガルホールドポリシーが表示されます。
また、水曜日に、リテンションポリシーが適用されているフォルダにxyz.xlsxファイルをアップロードし、フォルダに適用されているリテンションポリシーをそのファイルに適用するとします。 金曜日に [フォルダとファイル] レポートを実行しても、そのリテンションポリシーは、[リテンション] 列に表示される「最優先の」ポリシーの判断には含まれません (この場合、このファイルはリテンションの対象外であるように表示されます。 月曜日に再度レポートを実行すると、日曜日に更新されたデータが取り込まれるため、リテンションの対象として示されます)。
[フォルダとファイル] レポートのフィルタ
[フォルダとファイル] レポートは、ユーザー、グループ、またはフォルダでフィルタをかけることができます。 デフォルトでは、企業のすべてのユーザー、グループ、およびフォルダが選択されていますが、以下で説明するとおり、レポートのフィルタを使用して特定のユーザー、グループ、またはフォルダを選択することもできます。
| フィルタ | 説明 |
|---|---|
| ユーザーまたはグループ | 省略可。管理対象ユーザーまたはユーザーグループの名前を1つ以上入力して、[フォルダとファイル] レポートを、そのユーザーやグループが所有するファイルとフォルダのみに制限します。 |
| フォルダを選択 | 必要に応じて、レポートの対象となる1つのフォルダを選択できます (そのサブフォルダもすべて対象となります)。 デフォルトでは、組織内のすべてのフォルダが対象です。
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をクリックして、レポートの対象となる1つのフォルダを選択します。 次に、以下のいずれかを行います。