ここでは、組織にBoxを導入する手順について説明します。
1. ユーザーの作成
まず、ユーザーを作成する前にご使用のアカウントでサイレントモードを有効化します。これによって、準備が整う前にユーザーがBoxにログインするのを防ぎます。 次に、管理対象ユーザーを追加し、アクセスが必要なフォルダに管理対象ユーザーを招待します。 ユーザーが初回ログインする準備が完了したら、サイレントモードをオフにします。 そうすると、ユーザーは設定されている状態のフォルダを見ることができます。
2. フォルダ構造
コンテンツをBoxに転送する前に、フォルダ構造を設計する必要があります。 現在の社内のフォルダ構造を転送するか、新しいフォルダ構造を計画してフォルダ構造を整理します。フォルダ構造を作成する際は、Boxのフォルダとサブフォルダの権限がどのように機能するかを確認してください。
3. コンテンツの移行
以下のいずれかのオプションで、ご利用のコンテンツをBoxに移動できます。
- アップロード機能 (最大10 GBまでのコンテンツで推奨)
- FTP (10～1,000 GB以上、150,000個までのファイル群で推奨)
- Box Shuttle (100 GB～10 TB以上)
4. 管理コンソールの設定
管理コンソールを利用すると、会社の社内方針に基づいてアカウントをカスタマイズできます。 管理コンソールガイドで、オプションの内容をご確認ください。管理コンソールの設定は、所属する組織のセキュリティ設定およびニーズに基づいて構成することをお勧めします。 このプロセスの一環として、カスタムブランド設定もご確認ください。
5. トレーニングとユーザー利用
ユーザーを作成してフォルダを構成し、お使いのアカウントの管理コンソールの設定をカスタマイズしたら、公開します。こちらは、新しいユーザーへのメッセージを作成するときに利用可能なコミュニケーションテンプレートです。ぜひご活用ください。
管理者がユーザーからの質問に回答したり、ユーザーがBoxアカウントを最大限利用したりできるように、Boxをご利用の皆様に以下の学習用リンクをお勧めします。
- オンラインのBox Universityのクラスにサインアップする
- Boxを初めてご利用の方向けの入門ガイドを調べる
- お客様のインサイト情報について当社のサポートフォーラムを検索する
6. 基本ワークフローのユーザーのアクション
Boxを既存のワークフローに統合する方法のヒントについては、 こちらを参照してください。