Passons en revue les étapes du déploiement de Box pour votre organisation.
1. Créer des utilisateurs
Tout d’abord, activez le mode silencieux (en anglais) sur votre compte afin que vous puissiez créer des utilisateurs sans qu'ils se connectent à Box avant que vous ne soyez prêt. Ensuite, ajoutez vos utilisateurs gérés (en anglais) et invitez-les dans les dossiers auxquels ils doivent avoir accès. Lorsque vous êtes prêt à ce que les gens se connectent à Box pour la première fois, désactivez le mode silencieux. Les gens peuvent alors voir leurs dossiers déjà configurés.
2. Structure des dossiers
Avant de transférer votre contenu vers Box, vous devez concevoir la structure de vos dossiers. Vous souhaiterez peut-être transférer votre structure de dossiers interne actuelle ou la nettoyer en planifiant une nouvelle structure de dossiers . Lors de l'élaboration de votre structure, il est important de lire « Comment fonctionnent les autorisations de dossier et de sous-dossier dans Box ».
3. Migrer le contenu
Vous pouvez déplacer votre contenu vers Box via l’une des options suivantes :
- Fonction de chargement (recommandé pour jusqu'à 10 Go de contenu),
- FTP (recommandé pour 10 à 1 000 Go et plus, environ 150 000 lots de fichiers),
- Box Shuttle (en anglais) (100 Go - 10+ To).
4. Paramètres de la console d'administration
La console d'administration vous permet de personnaliser votre compte en fonction des politiques internes de votre entreprise. Veuillez explorer vos options via notre « Guide de la console d'administration »(en anglais) Nous vous recommandons de configurer les paramètres de votre console d'administration en fonction des préférences et des besoins de sécurité de votre organisation. Dans le cadre de ce processus, veuillez consulter « Marquage dans le cadre d'une configuration personnalisée » (en anglais).
5. Formation et adoption
Après avoir créé vos utilisateurs, configuré vos dossiers et personnalisé les paramètres de la console d'administration de votre compte, il est temps de passer à l'action ! Voici les options de communication que vous pouvez l'utiliser pour formuler votre message à vos nouveaux utilisateurs.
Pour vous aider à répondre aux questions de vos collaborateurs et pour les aider à tirer le meilleur parti de leurs comptes Box, nous vous encourageons, ainsi que toute personne utilisant Box, à utiliser ces liens éducatifs :
- Inscrivez-vous à cours en ligne de la Box University (en anglais)
- Explorez-les articles de démarrage (en anglais) pour les nouveaux utilisateurs de Box
- Recherchez notre forum de soutien (en anglais) pour des informations sur les clients
6. Actions de flux de travail de base pour les utilisateurs
Vous avez besoin des conseils sur la manière d'intégrer Box dans votre flux de travail existant ? Tenez compte des actions courantes suivantes :
- Modification de fichiers avec Box (en anglais)
- Collaborer et partager via Box
- Utiliser des commentaires et des tâches
- Prendre des notes en temps réel (en anglais)
- Synchroniser vos fichiers sur votre bureau (en anglais)
- Box pour iOS (en anglais), ou Box pour Android (en anglais)
- Intégrations populaires : Bureau/Outlook (en anglais) ; Salesforce (en anglais) ; Authentification unique (en anglais) ; et Plus d'applications (en anglais)