Boxユーザー祭り'24の「Box Sign」に関するフォローアップセミナーの内容を公開します。
Box Signとは、Boxに格納した契約書などを起点にBox上で署名対応が完結する機能です。署名送付にあたり別途課金等は発生しない、Boxライセンスに標準機能として提供されている電子署名機能です。
また、Box Signはグレーゾーン解消制度にも認定され、行政との契約にも使える電子署名サービスであると国から正式に回答を得られました。ますます便利になってきているBox Signの使い方をご覧ください！
アーカイブ動画・資料
| セミナー動画 | 資料 |
お役立ちコンテンツ
- 管理者様用Box Signマニュアル
- エンドユーザー様用Box Signマニュアル
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Box Signの適法性について
電子署名を付した書類の法的効力と、電子的に保存した書類の国税対応について、Box SignとBoxの機能がどのように対応できるのかを説明しています - 詳細ブログ記事：「グレーゾーン解消制度」を利用し、Box Signが行政との契約で利用可能であると正式に回答を得ました
- Box Support記事 Box SignについてのFAQ
- 一括送信機能の使い方
- テンプレート機能の使い方
- Box Consulting 電子契約導入コンサルティング
セミナーQ&A
後日、こちらにセミナー時に寄せられたご質問を掲載します。なお、2024年10月時点の情報をもとに回答させていただいております。
| 質問 | 回答 |
| ァイルに電子署名が付与されるフィールドは限定されているのでしょうか？ | 送信者が署名に利用するフィールドを設定することが可能です。 以下のSupportページをご確認下さい。 署名用ドキュメントの送信 |
| クローズド構成の場合、社内の署名者はファイルが保存されているフォルダへのアクセス権を持っている必要がありますでしょうか？ | 署名者はアクセス権を持っている必要はありません。 |
| タイムスタンプ機能はないと思うのですが、なりすまし対策や改ざん対策としてはどのようなことが可能でしょうか？ |
なりすまし対策については、「二要素認証」、「パスワード設定」、「Boxへのログイン要求」 改ざん対策については、署名された後に作成される「署名ログ」のファイルかデジタル証明書をAdobe Acrobat Readerなどの専用のPDFクライアントを使用していただければと思います。 |
| 捺印を使えますか？ 使える場合、電子印鑑はどのように作成したらよいでしょうか？ |
はい、ご利用いただけます。 ただしBox内では印影画像の作成をすることはできません。 印影画像をスキャンする方法、無料/有料の印影画像作成ツールを利用する方法、WordやExcelなどを使って作成する方法などがございます。 |
| Box Signを利用する場合、基本的にはPDFにした書類のみ回付なのでしょうか？エクセルやワードに対してもBox Signを利用可能でしょうか。 | 署名リクエスト作成時に、エクセルやワードのファイルを指定することは可能ですが、Box Sign上でそれらのファイルはPDFに変換され、署名リクエストとして受信者（署名者）に送信される仕様となっています。 |
| 例えばPDFファイルにテキストフィールドを設定し、受信者に入力させた場合は、PDF上に電子署名のデータが付与されるのでしょうか？ | はい。PDFでも問題ありません。 |
| 複数ファイル（EXCELファイル、PPTファイル、PDFアイル）をアプロードできますか？また複数ページファイルをアプロードできますか？ | エクセル、PPTファイル、PDFなどの複数ファイルを一度にアップロードすることが可能です。 手順はこちらのページをご確認ください。 署名用の複数ファイルの送信 – Box Support |
| Excelでもタグ機能は使えますか？ | はい、Excelに署名用のタグを入力した場合でも署名フィールドが割り当てられます。 |
| 承認の廻送ルートをテンプレートとしてあらかじめ登録することは可能でしょうか。 |
ご質問ありがとうございます。はい、テンプレートを作成し、ご活用いただけます。 |
| テンプレートを他者と共有できますか？ （自分が作ったテンプレートと同じものを他の人に使ってもらいたいなど） |
はい、可能です。 詳細は下記サイトの「テンプレートを共有する」セクションをご覧ください。 |
| Signの一覧画面では「自分が回覧したもの」しか見ることが出来ませんか？ | はい、自分が署名リクエストを送付したものしか確認することができません。 |
| スタンプを署名者の一人が文書中にコメントを追加したい時は「テキスト入力」で署名進行中に署名者の方で追加する事は可能なのでしょうか？ | 署名者がテキスト入力欄を作成することはできません。 署名リクエスト送信時にテキスト入力欄が送信者によってセットされている場合のみ署名者がができます。 |
| テンプレート作成で廻送ルートを登録する際、個人単位ではなく役職単位で指定はできますでしょうか。 | ご質問ありがとうございます。 残念ながらBox上に役職情報などを保持していないため、役職等での指定はできません。 以下のSupportページに記載のように受信者グループを設定することは可能です。 https://support.box.com/hc/ja/articles/23194155637395-Box-Sign-新しい受信者セレクタと受信者グループの追加 |
| 署名が完了したことをトリガーにBox Relayで保存用フォルダに自動で移動されているという事例がありましたが、ログファイルも一緒に移動できますか？ |
ありがとうございます。はい、ログファイルも一緒に移動することが可能です。
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| 社内の報告書をBox Relayで現在回していますが、どちらの利用が良いかはどのように判断したらよいでしょうか。 契約書以外の回覧においては同じような使い方ができるのでは？と認識しています。 |
参考資料ではございますがこちらをご覧下さい。 https://cloud.app.box.com/v/relaynokotsu#p=50 上記資料の一番上に記載がある通り、監査性・原本性の必要かどうかで判断いただければと思います。 |
| Box SignとBox Relayを組み合わせたいのですが、Releyでフォルダを設定する際に毎回同じフォルダではなく、例えば顧客別などに設定することは可能でしょうか |
Relayで設定するフォルダを動的に設定することはできませんので、Relayを仕掛けたい分だけBox Relayを設定する必要がございます。 |
| 回付途中で回付内容が誤っている場合や、直前の回付者に確認をしたい場合差し戻したり、却下まではいかずに修正して欲しいというケース時の対応はどのようにしたらいいのでしょうか。 |
Box Signでは送信済みの署名リクエストの修正が可能です。 ただし一度署名をしてくれた方に差し戻しや修正を求めることはできませんので、送付済みの署名を削除し、あらためて署名リクエストを送付する必要がございます。 |
| 回付された側でリクエストされた内容に加えて、添付したいとかコメントしたいなど、追加アクションを行いたい場合は、回付された側でなにか出来ますか？あくまで回付された側はリクエストされた内容のみの確認で受け身でしょうか？ |
受信者が追加アクションを設定することはできません。署名リクエスト作成時に、送信者が添付ファイルをつける、テキスト入力欄をセットしている場合のみ可能です。受信者はご記載の通り、受け身となります。 |
| フロー作成者以外が,ファイルのプレビュー画面等で、現在どこまでフローが回っているのか確認することは可能でしょうか。 |
フロー作成者はBox画面左側のメニュー画面から各署名リクエストのステータスを確認できますが、フロー作成者以外の方は確認することができかねます。 フロー作成者がステータスを確認する方法については下記のサポート記事も併せてご確認ください。 |
| たとえば法務部門のような立場のユーザーが全件を対象に確認あるいは検索を行いたい場合にはどのような方法がありますか？ |
署名リクエストで送信されたファイルや署名後のファイルはBox内に保存されますので、それらのコンテンツに法務部の方へアクセス権を付与いただくことで確認・検索ができます。 また、だれがどの程度Box Signを使っているか知りたいという場合は、管理者が実行できるレポートによってことができます。 |
| Box Signで署名はしないが、Signの進捗を見たい、Signのリクエストが送信されたことを把握したいケースがあります。 どのような解決法が考えられますでしょうか？ Teamsのチャネルに送信される事例がありましたが、そうするとTeamsのチャネルのメールアドレスを持つユーザが署名をしなければならないのではないか？という疑問がありました。 「コピーを受信」に共有メールアドレスを設定されたのでしょうか？ |
「コピーを受信」にメールアドレスを設定した場合、署名済みドキュメントのみ共有されます。Box Signの進捗や、Box Signのリクエストが送信されたことを把握することは残念ながらできません。 受信者の役割については以下のサポート記事も併せてご確認ください。 |
| 電子帳簿法では、原本を保存することが義務付けられていますが、Box Signで署名をすると「署名済みのファイル」は原本とは異なるファイルとみなされるでしょうか？ |
電子帳簿法の原本とは、署名されたファイルの原本かと思いますので、「署名済みのファイル」で問題ないかなと思います。署名依頼前のファイルと保存されたい場合は、あらかじめ保存するフォルダを同じフォルダに指定いただければと思います。 電子契約の場合は、電子文書が取り交わされます。電子文書は紙と違って原本とコピーに違いがありませんので、何が原本かというと一般論としては難しい点もあるのですが、ドキュサインの電子署名（製品名：Docusign eSignature）では、ドキュサインがシステムに保存した電子契約書のデータを原本（マスター）として一元的に管理しています。 https://www.docusign.com/ja-jp/blog/5-benefits-digitizing-agreements https://www.docusign.com/ja-jp/products/electronic-signature |
| 電子取引において、電子スタンプを押印した後の電子請求書を証憑として保存すれば、押印前の電子請求書の保管・格納は不要か、電子帳簿保存法における真実性確保の要件の観点から教えてもらえますか。 |
電子帳簿保存法という観点では、押印前の電子請求書の保管・格納は不要かと思います。 厳密な法解釈は法務部門にご相談いただくことを推奨しますが、ご参考までに弊社見解もご覧ください。 |
| BoxSignは、Enterpriseの契約でも使えますか？ |
ご利用いただけます。ただし契約しているプランによりご利用いただける機能に違いがございます。詳細は以下サポートページをご参照ください。 |
| 自社の契約内容を確認するには、メーカーへ確認が必要でしょうか？ Box内で確認する方法などあれば教えて頂きたいです。 |
Box管理者の方管理コンソールの「アカウントと請求」のメニューから確認が可能です。 |
| エンタープライズ契約で、Box Signがタブの中にいない場合は、何か代理店に依頼をすれば良いのでしょうか？ |
まずは管理コンソールでBox Signを有効化いただく必要があります。管理者であれば、まずはBox Signの有効化をいただけますでしょうか。 https://cloud.box.com/s/sg6fv6ff99rz912pi4xfnkysx40c2gff もし管理者ではなく一般ユーザーの方は、Boxを管理している部署へお問い合わせいただければと思います。 |
| フローが完了するとメールが送られ、リンクから署名後の文書が確認できる。リンクは切れるとみられなくなるのでダウンロードしておかなければならないという説明があったと思います。一方で署名フローが完了すると特定のフォルダに署名後のファイルをアップロードすることができるというお話もあったように思います。特定のフォルダに保存されるならばなぜダウンロードする必要があるのでしょうか。 |
もし署名されたファイルを保存したフォルダへアクセスすることが可能であれば、改めて署名ファイルをダウンロードしていただく必要はありません。 |
| 署名完了時に関係者に送信されるメールをカスタマイズすることは可能でしょうか？ （ダウンロードが必要なユーザに対しては、その旨の注意書きを入れたいと思いお伺いしております） |
申し訳ありませんが、メールのカスタマイズ機能はありません。 |
| 回付が完了したPDFで、スタンプの欄に印影画像以外に”BoxSign”という文字が含まれてしまいますが、この文字を表示しないようにすることは可能でしょうか。 |
申し訳ございませんが、署名済みドキュメントに表示される”Box Sign”のロゴと一意のIDはBox Signで署名が作成されたことを確認できるようにするためのものであるため、非表示にすることはできかねます。 |