【Boxユーザー祭り'24 フォローアップセミナー】やってみようBox Sign！電子署名をもっと簡単に！

なりすまし対策については、「二要素認証」、「パスワード設定」、「Boxへのログイン要求」
どちらかを選択いただければ対応可能です。
詳細はこちらのサポートページをご覧ください。

追加の受信者認証

改ざん対策については、署名された後に作成される「署名ログ」のファイルかデジタル証明書をAdobe Acrobat Readerなどの専用のPDFクライアントを使用していただければと思います。
詳細はこちらのサポートページをご覧ください。

署名ログの確認

Boxの管理者が探すことはできますが、Box Signの署名依頼者にBox Signのメインページから該当ファイルを探してそのファイルを共有リンクで共有するか共有可能なフォルダへ移動する方が円滑かと思います。

Box Shieldをご利用いただくことができれば、Box Signの署名依頼を制限することはできます。

Box Shield: Box Signとの連携

ご質問ありがとうございます。はい、テンプレートを作成し、ご活用いただけます。
詳細は以下のサポート記事も併せてご確認ください。

テンプレートの作成、使用、共有

はい、可能です。
テンプレートが得ているフォルダに対して共有したい方にアクセス権を与えることで共有することができます。

詳細は下記サイトの「テンプレートを共有する」セクションをご覧ください。

テンプレートの作成、使用、共有

ご質問ありがとうございます。
残念ながらBox上に役職情報などを保持していないため、役職等での指定はできません。
以下のSupportページに記載のように受信者グループを設定することは可能です。

Box Sign: 新しい受信者セレクタと受信者グループの追加

はい、Boxのユーザーでなくても署名することは可能なため、無効化されているユーザーでも署名はできます。

ありがとうございます。はい、ログファイルも一緒に移動することが可能です。

参考資料ではございますがこちらをご覧下さい。

https://cloud.app.box.com/v/relaynokotsu#p=50

上記資料の一番上に記載がある通り、監査性・原本性の必要かどうかで判断いただければと思います。

Relayで設定するフォルダを動的に設定することはできませんので、Relayを仕掛けたい分だけBox Relayを設定する必要がございます。

Box Signでは送信済みの署名リクエストの修正が可能です。
修正できる内容については下記サポートページをご参照ください。

送信済み署名リクエストの修正

ただし一度署名をしてくれた方に差し戻しや修正を求めることはできませんので、送付済みの署名を削除し、あらためて署名リクエストを送付する必要がございます。

受信者が追加アクションを設定することはできません。署名リクエスト作成時に、送信者が添付ファイルをつける、テキスト入力欄をセットしている場合のみ可能です。受信者はご記載の通り、受け身となります。

フロー作成者はBox画面左側のメニュー画面から各署名リクエストのステータスを確認できますが、フロー作成者以外の方は確認することができかねます。

フロー作成者がステータスを確認する方法については下記のサポート記事も併せてご確認ください。

署名リクエストの確認

署名リクエストで送信されたファイルや署名後のファイルはBox内に保存されますので、それらのコンテンツに法務部の方へアクセス権を付与いただくことで確認・検索ができます。

また、だれがどの程度Box Signを使っているか知りたいという場合は、管理者が実行できるレポートによってことができます。

[Box Sign] レポート

「コピーを受信」にメールアドレスを設定した場合、署名済みドキュメントのみ共有されます。Box Signの進捗や、Box Signのリクエストが送信されたことを把握することは残念ながらできません。
解決方法について強いて申し上げるならば、受信者の役割を「承認者」に設定いただくと、受信者がレビューできるようにドキュメントが表示され、ドキュメントの内容を承認するかどうかを確認するメッセージが表示されるようになりますので、その際に進捗を途中で把握することができます。(ただ、リクエストのステータスを確認することはできかねます)

受信者の役割については以下のサポート記事も併せてご確認ください。

署名者の役割

グレーゾーン解消制度に関する記事がございます。
https://www.boxsquare.jp/blog/using-the-gray-zone-elimination-system

電子帳簿法の原本とは、署名されたファイルの原本かと思いますので、「署名済みのファイル」で問題ないかなと思います。署名依頼前のファイルと保存されたい場合は、あらかじめ保存するフォルダを同じフォルダに指定いただければと思います。

電子契約の場合は、電子文書が取り交わされます。電子文書は紙と違って原本とコピーに違いがありませんので、何が原本かというと一般論としては難しい点もあるのですが、ドキュサインの電子署名（製品名：Docusign eSignature）では、ドキュサインがシステムに保存した電子契約書のデータを原本（マスター）として一元的に管理しています。

https://www.docusign.com/ja-jp/blog/5-benefits-digitizing-agreements

https://www.docusign.com/ja-jp/products/electronic-signature

電子帳簿保存法という観点では、押印前の電子請求書の保管・格納は不要かと思います。

厳密な法解釈は法務部門にご相談いただくことを推奨しますが、ご参考までに弊社見解もご覧ください。
https://cloud.box.com/s/6ry9q8mrg86wjrf7cpfe1vb7vtho9bcn

ご利用いただけます。ただし契約しているプランによりご利用いただける機能に違いがございます。詳細は以下サポートページをご参照ください。

Boxの個人向けプランとBusiness (法人向け) プランでのBox Signの機能

Box管理者の方管理コンソールの「アカウントと請求」のメニューから確認が可能です。
「アカウントの種類」にご契約のプランが表示されます。オプションサービスをご利用されている場合は「アドオン」にご契約中のサービスが表示されます。

まずは管理コンソールでBox Signを有効化いただく必要があります。管理者であれば、まずはBox Signの有効化をいただけますでしょうか。
設定方法については、本日の資料のp18に記載されています。

https://cloud.box.com/s/sg6fv6ff99rz912pi4xfnkysx40c2gff

もし管理者ではなく一般ユーザーの方は、Boxを管理している部署へお問い合わせいただければと思います。

署名ドキュメントを作成する際に自動的にPDF化を行ってしまうため上記のような事象が発生してしまいます。
署名前に事前にExcelから1ページに収まるように書式変更し、PDFにエクスポートしていただくことで回避できますので、ひと手間増えてしまい申し訳ありませんが、ご対応頂ければと思います。

もし署名されたファイルを保存したフォルダへアクセスすることが可能であれば、改めて署名ファイルをダウンロードしていただく必要はありません。
署名ファイルをダウンロードいただく必要があるのは、署名された方でその保存フォルダにアクセスがない場合です。
特にBoxユーザーではない署名者や社外の署名者でそのフォルダにアクセスがない方はダウンロードしていただく必要があります。

申し訳ありませんが、メールのカスタマイズ機能はありません。

申し訳ございませんが、署名済みドキュメントに表示される”Box Sign”のロゴと一意のIDはBox Signで署名が作成されたことを確認できるようにするためのものであるため、非表示にすることはできかねます。