Box導入を成功させるためのステップ

このページで学べること

• Box管理者として、Boxを導入してから半年以内にどんなことをすればいいのか
• Boxをエンドユーザーにフル活用されるようなツールにするための他社の取り組み例や工夫
• 困った時はまずここを見て！導入初期の方に特に必見のコンテンツ

そもそもBoxってどんなツールなの？

Boxと聞いた時に「クラウドのストレージ」「容量無制限のファイル置き場」などというような印象をイメージされる方も多いのではないでしょうか。

Boxはもちろん、安全にファイルを管理する基盤を提供しています。その中では、ファイルを格納したり、編集・検索・共有など、ファイルに関わるいろいろな動作が全てBox内で完結します。

実はそれだけではありません！

ファイル管理基盤としての機能はもちろん、

• 電子署名ができる機能の「Box Sign」
• 特定のトリガーをもとにファイルを自動で移動するなど業務自動化を設計できる「Box Relay」
• チームみんなでアイディアを書き込めるホワイトボード機能の「Box Canvas」
• 他のツールのとの連携
  • Microsoft Teams
  • Salesforce

Boxの世界観はこんなにも広く、使い方も無限大にあります！ぜひこの全体像を覚えてください。

Box管理者としての今後の流れ

初期準備

ここでは、Box導入直後からご対応いただきたい項目を並べています。

1. 社内体制図を考えてみる

今後、"Boxの展開と定着"を行っていくことを念頭に置き、「どんな役割の方に・何をしていただけると上手くいきそうか」をまず明確にします。

• 役員の方々：組織を横断的に見ている経営層には、Box導入の目的や、重要性を組織全体に周知していただくのが良いでしょう。
• 各部門のマネージャーやリーダー：Boxを使って業務プロセスを改善する際に、一緒になって部門でのユースケースを考えたり、部門内への周知にご協力いただきます。
• パワーユーザー：Box活用の啓蒙や、ユーザーと一緒にユースケースを考えたり、ちょっとした現場での 質疑応答の対応など、Boxのアンバサダー的な役割を担っていただきます。
• Box管理者：実際の Box のテナントや、フォルダ設定を担ったり、社内説明会、トレーニングを実施される方です。

2. Boxのフォルダ構成を決める

Boxでは大きく2つのフォルダ構成を選択していただきます。

• オープン構成：各ユーザーがそれぞれ第1レベル（フォルダの一番上位の階層）にフォルダを作成し、所有することができる構成です。各ユーザが用途や業務内容に併せて自由にフォルダを作成します。
• クローズド構成：管理者のみが第1レベルにフォルダを作成でき、すべてのフォルダを所有します。管理者が必要なフォルダを作成して、そのフォルダにユーザーを招待することでBoxが利用できます。Boxを導入される多くのお客様がクローズド構成を選択されます。

詳しくは、以下のコンテンツもご参照ください。

• [管理者向けセミナーアーカイブ] 導入成功の鍵！知っておきたいフォルダ構成の基本
• Box Support記事 - フォルダ構造の計画

3.主要な管理コンソール設定を行う

管理画面「管理コンソール」と呼ばれるこの画面ではBoxのテナント設定を行っていただけます。

先ほどのフォルダ構成の設定や、共有リンクの設定、またはセキュリティ設定などはこの画面から行います。

>>> 過去セミナー：導入成功の鍵！知っておきたいフォルダ構成の基本

4. 移行が必要な場合、移行計画を立て、移行を実施する

以前お使いだったストレージツールやファイルサーバーからの移行が必要な場合も対応をしていきます。

移行にかけられる費用や時間によって選択する手段が異なってきます。どのような計画のもと移行を実施するのかをまずは明らかにしてください。

BoxではBox Shuttleという移行機能も用意しておりますが、他のツールを使った方法もございます。過去に行ったセミナー資料を以下に掲載します。

>>>過去セミナー：データ移行 何を？どこから？どうやって？

>>>Box Support記事 - Box Shuttleについて

>>>資料： Box Shuttleステップ・バイ・ステップガイド ~Windowsサーバ編~

展開準備

この後社内でエンドユーザーさんへ展開するための準備を行います。

1. Box利用ルールを決める

まずはエンドユーザーにはどのようにBoxを使わせたいのか、Box利用のルールを決めます。ルールがないまま展開してしまうと、以下のような混乱を招いてしまうかもしれません。

• 以前使っていたストレージツールとの棲み分けは？
• 社外のユーザーは勝手に招待してもいいの？
• 外部共有フォルダを作ってほしいんのだけど…

社内展開の際に利用ルールも一緒に啓蒙できるよう準備しておきましょう。

2. 社内からのお問い合わせ先を準備する

社内からBoxについてのお問い合わせを承る「お問い合わせ先」の準備をします。

TeamsやSlackなどのチャットツールで「Boxチャンネル」を作る方法や、Box Notesという議事録やメモをとれる機能を使ってエンドユーザーに質問を書いてもらう形で募集し、ITチームが回答を書く、というような運用を取り入れられているお客様もいらっしゃいます。

公の場でやりとりをすることで、今までの質問がナレッジ化するため、他の社員もBoxに関する質問があった際にこのページを見ることで自己解決させることができ、問い合わせ数の減少に繋がった効果を得たお客様もいらっしゃいます。

>>> 参考：過去セミナー "Box Notesを使って会議を効率化しよう！"

3. Box導入の周知や勉強会の準備をする

この先のエンドユーザーへの説明会開催にあたり準備をしていきます。実施方法も以下の通りさまざまな方法があります。

• 部署毎に分けて行う
• 各部署でITツールに強い方々を先に教育しその後各部署に広めてもらう
• 全員参加で行う

この時の工夫として、録画や資料をBoxに残し社内ポータルに置いておくと、今後中途・新入社員の方々の教育にも役立ちます。ぜひ自社にあったやり方を考えてみてください。

>>>お客様事例：導入半年でユーザの97%が毎日活用！老舗の変革企業が創り上げたシンプルBox活用術

4. ユーザーを追加していく

Boxに社内のユーザーを追加していきます。管理コンソールからユーザー追加していただけますが、手入力やスプレッドシートでの読み込み、ADとの連携などいくつか方法があります。また部署ごとにユーザーグループを作ることもできます。詳しくは以下のサポート記事も併せてご参照ください。

>>> Box Support記事 - ユーザーの追加

社内展開

ここでは今まで準備してきたものを実施していきます。

1. Box導入を社内へ周知する

メール、チャットツール、社内ポータル、社内報などを駆使してBoxの導入を社内へお知らせしましょう！

重要なのは、単に「Boxを導入した」という報告ではなく「なぜBoxを導入して」・「どのようなことを社員のみなさんに達成してほしいのか」もしっかり伝えるようにしてください。

あえてこの案内を社長や役員の方々にお願いするお客様もいらっしゃいます。こうすることで、一番大事なメッセージを最初にトップダウンで啓蒙しやすいそうです。

2. 社員へBoxの使い方をレクチャーする

1つ前の展開準備フェーズで準備したBoxの使い方に関する社内説明を行います。

Box基本編や活用事例編というように分けて行われるお客様もいらっしゃいます。またその様子を録画し、Box上に格納し、いつでも復習できる状態にしたそうです。まず最初にBoxの基本機能を習得し、次の活用事例編で「実際に業務の中でBoxをこう使おう」と気づかせるように設計は分かりやすそうですね。

>>>お客様事例：導入半年でユーザの97%が毎日活用！老舗の変革企業が創り上げたシンプルBox活用術

>>>エンドユーザー様へ配布可能資料：Box使い方マニュアル

3. 社内からのお問い合わせに対応する

Boxを使い始めたユーザーから質問が届きはじめるのもこの時期からかと思います。Box NotesでFAQを募集し公開するするなど、なるべくみなさまの負担が減るような工夫も考えてみてください。

運用

上記3つが導入フェーズとなりますが、導入フェーズ後にBox運用担当としてどのような対応を継続的にしていかなければいけないのか、ご紹介します。

1. Boxがどのように社内で使われているのかを確認する

Boxを周知しユーザーに使われるようになると、管理者としてさまざまな対応が必要になります。

社内でどのようにBoxが使われているのかを知りたい場合、管理コンソールのレポート機能が便利です。特定の期間でユーザーはどのような操作をしているのかを追跡することができます。さまざまな種類のレポートがあるので、ぜひご活用ください。

>>>  資料：Boxレポートの使い方〜レポートユースケース集〜

>>> Box Support記事： レポートとインサイト

2. セミナーに参加したり、他社のBox事例を学んだりして、新たな活用方法を模索する

カスタマーサクセスチームでは、今後もBoxを楽しく学んでいただけるようなセミナーやイベントを定期開催しています。

• 管理者様向けのセミナー：さらにBoxを学べる各種セミナーを毎月開催
• Boxユーザー祭り：Boxをご利用のお客様に自社でのBox活用事例を発表いただく毎年秋恒例のイベント

ぜひこういった機会をご活用いただき、更なるBox活用のヒントを探してみてください！

最後に：お問い合わせ先についてご確認のお願い

Boxについて不明点がある際に、どこに問い合わせるべきか把握していただいておりますでしょうか？

もしご不明な方は遠慮なく以下のカスタマーサクセス窓口にご連絡ください。弊社でお調べしてご連絡差し上げます。

※確認のため、Boxをお買い求めいただいた代理店様へお客様情報を連携させていただく場合がございます。

まとめ

• 初期準備→展開準備→社内展開の3つのステップをこなしていきましょう。
• 導入フェーズが終わっても運用フェーズが待っています。継続的にBoxについて学んでいきましょう。
• Boxに関わるお問い合わせ先がご不明な際は「Boxカスタマーサクセス部：japan-customerprogram@box.comまでご連絡ください。

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